Feedback ontvangen: Dit is hoe je het doet

Feedback ontvangen

Ben je geïnteresseerd om meer te horen over hoe anderen je werk en je bijdrage zien? Als dat zo is, dan moet je feedback ontvangen zo makkelijk mogelijk maken. Als ze denken dat je hun feedback op prijs zult stellen, zul je veel meer informatie krijgen. En, dat is een goede zaak – echt waar.

Doordachte feedback helpt je zowel persoonlijk als professioneel te groeien. Nauwkeurige feedback helpt je ook bij je levenslange loopbaanontwikkeling. Het is een geschenk dat mensen die om je persoonlijk en professioneel succes geven, je kunnen geven. Maar, ze zullen alleen feedback geven als je benaderbaar bent en hen toestaat zich op hun gemak te voelen wanneer ze je feedback geven.

In het geval van je directe manager is je defensieve houding nog triester – en mogelijk een probleem. Dit is de persoon van wie je feedback moet verwelkomen. Het is al moeilijk genoeg om als manager in een positie te zitten waarin hij of zij feedback moet geven – en het is voor velen al een ongemakkelijke rol omdat ze ongetraind en slecht voorbereid zijn.

Je zou er goed aan doen om de situatie voor je manager niet nog moeilijker te maken door defensief of kinderachtig gedrag te vertonen in reactie op hun legitieme pogingen om je ontwikkelingsfeedback te geven.

Hier zijn 10 stappen die je moet nemen om feedback met gratie en waardigheid te ontvangen.

1. Beheers je defensieve houding

Angst om je te kwetsen of te maken te krijgen met defensief of rechtvaardigend gedrag maakt mensen terughoudend om feedback te geven aan iemand anders. Als je een aura van benaderbaarheid kunt creëren, zijn mensen eerder geneigd om terug te komen met meer feedback. Defensiviteit, boosheid, rechtvaardigen en excuses maken zorgen ervoor dat collega’s en bazen zich niet op hun gemak voelen om je feedback te geven.

2. Luister om te begrijpen

Oefen alle vaardigheden van een effectieve luisteraar, inclusief het gebruik van lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen die de andere persoon aanmoedigen om te praten.

3. Leer je oordeel uit te stellen

Door de mening van de feedbackgever te leren kennen, leer je tenslotte over jezelf en hoe je acties worden geïnterpreteerd en waargenomen in de wereld. De bekende consultant en auteur, Tom Peters, zei in een bekend citaat: “Perceptie is alles wat er is.”

4. Vat samen en reflecteer op wat je gehoord hebt

Je feedbackgever zal het waarderen dat je echt hoort wat hij zegt. In plaats van het stemmetje in je hoofd te gebruiken om te argumenteren, te ontkennen of je antwoord te formuleren terwijl zij aan het woord zijn, concentreer je je erop dat je het standpunt dat je ontvangt begrijpt. Je bent ook het bepalen van de geldigheid van wat je echt hoort.

5. Stel vragen om te verduidelijken

Focus op vragen om ervoor te zorgen dat je de feedback begrijpt. Nogmaals, feedback ontvangen gaat erom dat je je concentreert op het begrijpen van de feedback die je ontvangt, niet op je volgende reactie. Je meest geschikte reactie zal vaak een eenvoudig “bedankt om het me te laten weten” zijn.

6. Vraag om voorbeelden

Vraag naar deze voorbeelden en verhalen, zodat je weet dat je betekenis deelt met de persoon die feedback geeft. Wanneer en waar of onder welke omstandigheden hebben zij de acties waargenomen waarover zij feedback geven.

7. Zie dingen in perspectief

Het is niet omdat iemand je feedback geeft, dat hun perceptie juist is of zelfs algemeen gedeeld wordt door andere collega’s en bazen. Vergeet niet dat zij je acties zien of je woorden horen en ze interpreteren door hun eigen perceptiescherm en levenservaringen.

8. Wees benaderbaar

Mensen vermijden feedback te geven aan mensen die nors en afwijzend zijn. Je openheid voor feedback blijkt uit je lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en gastvrije manier van doen. Je kunt ook mondeling om feedback vragen met vragen als: “Wouter, hoe deed ik het tijdens die presentatie? Was ik duidelijk?”

9. Feedback ontvangen? Check het bij anderen

Als slechts één persoon gelooft wat je in de feedback over jou hebt gehoord, kan het alleen over hem of haar en hun perceptie gaan, niet over jou. Bijvoorbeeld, zeg: “Sandra, Wouter vertelde me dat hij me niet bereid vond om een discussie aan te gaan over de aanbevelingen die ik tijdens onze vergadering deed. Deelde jij die perceptie? Of, afhankelijk van de openheid van je werkcultuur: “Sandra, ik heb feedback gekregen dat ik tijdens onze vergadering defensief was over mijn aanbevelingen. Wat vond jij ervan?”

10. Beoordeel de betrouwbaarheid van de feedback

Onthoud dat je alleen het recht en de mogelijkheid hebt om te beslissen wat je doet met de feedback die je hebt ontvangen. Het is aan jou om het bij anderen na te gaan, voorbeelden te zoeken, en dan te beslissen of de feedback het waard is om iets mee te doen.

Andere tips voor feedback ontvangen:

De volgende zijn aanvullende algemene communicatietips over hoe je feedback met gratie en waardigheid kunt ontvangen.

  • Probeer je waardering te tonen aan de persoon die de feedback geeft. Hij/zij zal zich aangemoedigd voelen en, geloof het of niet, je wilt feedback aanmoedigen.
  • Zelfs je manager, executive of supervisor vindt het eng om feedback te geven. Ze weten nooit hoe de persoon die feedback krijgt zal reageren en ze zijn zelden getraind in hoe ze effectief moeten communiceren.
  • Als je merkt dat je defensief of vijandig wordt, oefen dan met stressmanagementtechnieken zoals diep ademhalen en langzaam uitademen.
  • Als je je concentreert op het begrijpen van de feedback door te vragen en te herhalen wat je de persoon hebt horen zeggen, maak je meestal korte metten met je gevoelens van vijandigheid of boosheid.